Les salariés peuvent exercer une demande de droit d’accès auprès de leur employeur afin d’accéder ou d’obtenir la copie de certains documents et/ou des courriels professionnels. Sujet complexe à gérer en interne par les organisations en raison du temps de prise en charge, comment traiter ces demandes au regard du RGPD ? C’est notre thématique du jour.
Voici les étapes à suivre :
- S’assurer de l’identité de la personne concernée. Uniquement en cas de doute sur l’identité de la personne concernée, l’employeur pourra demander certaines informations. Toutefois, il ne pourra pas, demander des pièces justificatives qui seraient abusives, non pertinentes et disproportionnées par rapport à la demande.
- Respecter le principe de gratuité : ainsi l’employeur ne pourra pas faire payer le salarié pour répondre à sa demande de droit.
- Le droit d’accès porte sur des données et non des documents. Toutefois, et dans la pratique il n’est pas interdit à l’organisme de communiquer les documents contenant les données plutôt que les seules données, si rien n’y fait obstacle et si c’est plus pratique.
- Respecter le droit des tiers: les droits des tiers (secret des affaires et à la propriété intellectuelle, droit à la vie privée, secret des correspondances, etc.) peuvent donc venir restreindre l’éventail des données accessibles ou communicables. Ex de la CNIL : en matière de droit d’accès à des données contenues dans des courriels professionnels, le respect du droit à la vie privée, le secret des affaires et le secret des correspondances sont régulièrement invoqués par les employeurs pour refuser de répondre favorablement à des salariés.
Lorsque la demande porte sur la communication des courriels professionnels, deux situations doivent être prises en compte :
- Le demandeur est l’expéditeur ou le destinataire des courriels visés par la demande :
- Dans la mesure où le salarié a eu connaissance des informations, la communication est présumée respectueuse du droit des tiers
- Dans certains cas, la transmission peut présenter un risque pour les tiers : une anonymisation des données peut être envisagée avant de refuser de communiquer les e-mails
- Le demandeur est mentionné dans le contenu des courriels
- Clarifier le périmètre de la demande pour identifier les courriels demandés. Si le salarié refuse, l’employeur peut invoquer le droit des tiers.
- Vérifier le contenu des e-mails et vérifier si le contenu porte atteinte aux droits des tiers
Vous connaissez désormais les règles pour faire droit à une demande d’accès aux données personnelles au niveau des salariés. Soyez vigilants quant au secret des correspondances afin de ne pas communiquer plus de données que nécessaire. Pour en savoir plus sur le traitement des demandes de droits d’accès des salariés au regard du RGPD, contactez nous !
