Tour d’horizon par Optimex Data des nouveaux outils proposés par la CNIL et destinés aux professionnels du sport pour les aider à être en conformité avec le RGPD.
Inscription à un sport et conformité RGPD
Pour préparer la rentrée et la reprise des activités sportives, la CNIL a publié de nouveaux outils pour accompagner les professionnels du secteur sportif à respecter la protection des données. Ces outils sont principalement à destination des structures intervenant dans le secteur du sport amateur.
Certaines informations doivent nécessairement être collectées afin de permettre à la structure d’organiser l’activité sportive de ces adhérents. Mais comment collecter ces informations dans le respect des principes du RGPD ? Nous vous aidons à mieux comprendre ce que vous pouvez ou non faire dans le cadre de l’organisation des activités sportives !
Ce qu’une structure peut faire…
- Utiliser les informations d’un adhérent pour effectuer des relances d’adhésion chaque année.
- Attention: La sollicitation ne peut avoir lieu que pendant 3 ans à compter de la fin de l’adhésion. La personne doit avoir la possibilité de s’opposer à l’utilisation de ces données pendant cette période.
- Promouvoir auprès d’un adhérent une autre activité sportive qu’elle propose dans le cadre d’une prospection commerciale.
- Attention: l’adhérent doit être informé que ses données peuvent être utilisées à cette fin. Il doit avoir la possibilité de s’opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite.
- Demander au sportif des informations relatives à son état de santé – certificats médicaux d’absence de contre-indication.
- Publier les résultats des sportifs en ligne.
- Attention: il conviendra d’informer au préalable la personne concernée de la publication de ses résultats et de lui permettre de s’opposer à cette mise en ligne de manière simple.
Ce qu’une structure ne peut pas faire…
- Transmettre les informations de ses adhérents à la commune qui la subventionne, étant donné que les informations doivent être collectées uniquement pour organiser la pratique sportive.
- Consulter le casier judiciaire des éducateurs sportifs professionnels/bénévoles.
- Collecter le numéro de sécurité sociale des personnes au moment de leur adhésion.
Lorsqu’une photographie/vidéo, permettant d’identifier ou de reconnaître la personne, est prise, enregistrée, exploitée et diffusée, il conviendra de veiller à respecter les règles relatives à la protection des données. Cette pratique est constitutive d’un traitement de données personnelles.
A ce titre il convient d’informer les adhérents de la prise d’image et de son utilisation, en précisant l’ensemble des supports de diffusion et de limiter la diffusion aux seuls supports mentionnés. Une autorisation de droit à l’image signée par la personne avant la prise d’image permettra de recueillir son consentement afin de d’exploiter les images. A noter, que pour les mineurs, l’autorisation doit être signé par les deux représentants légaux de l’enfant.
La CNIL a également mis à disposition des questionnaires d’auto-évaluation afin de connaitre votre niveau de conformité dans le cadre de la collecte, la réutilisation, le partage/les échanges et la conservation des informations traitées dans le cadre de l’organisation des activités sportives.
N’hésitez pas à solliciter l’équipe d’OPTIMEX DATA si vous avez des questions concernant les pratiques que vous mettez en place ou que vous constatez dans vos activités sportives.
